¿Cómo encontrar Sistemas de Organización perfectos?

Todos tenemos distintos sistemas para hacer que las cosas pasen. Ya sean aprendidos o de pura intuición, todos tenemos una manera de hacer las cosas. Bueno, eso es un Sistema de Organización.

Estos sistemas de organización pueden servir o no. Pero son tuyos. Lo que te propongo más abajo es una manera muy simple para descubrir el sistema de organización que tienes o para modificarlo o incluso crear uno nuevo.

Los Sistemas de Organización son el conjunto de pasos a seguir para hacer cosas y que pasen cosas.

No es simple. Al principio al menos. En lo personal he buscado por el sistema de organización perfecto y la verdad que sólo he encontrado sistemas que les funcionan a otras personas.

Pero el estudio de cada uno de esos sistemas de organización de otras personas, me han aportado conocimiento fundamental para poder definir, por ahora, mi propio sistema de organización.

Me pasó varias veces que traté de implementar alguno de los sistemas de organización de otros y tuve que adaptarme yo a esos sistemas en vez de adaptarlos yo a mi flujo. Solo conseguí frustrarme más y ser aún menos productiva.

Hoy quiero compartir mis pasos para organizarme para que sirvan de inspiración, porque me he dado cuenta después de conversar con mucha gente, que son muchas las mentes brillantes que funcionan como la mía: desordenada, dispersa, creativa todo el día y que no descansa ni en feriados. He aprendido que si no le damos el espacio de desarrollar esa creatividad, esa mente se angustia, se atrofia, se pone inquieta y enferma. Este sistema de organización que logré, es precisamente para continuar siendo creativo de una manera organizada y aprovechar al máximo la capacidad de tu hermosa mente, ya que le designa también un espacio a la creatividad y sueños.

Sistema de Organización cPas

No es que yo haya inventado la rueda, o un nuevo sistema infalible. Este sistema de organización se compone de piezas de muchos otros sistemas, de los que solo tomé lo que más sentido tenía para mi. Tiene partes de otros sistemas de organización que son muy reconocidos y otros que no lo son tanto, maridados con mi propia experiencia y flujo de trabajo.

Así que veamos si puedo inspirarte.

Paso 1: Descubre y Reconoce tu Sistema, ese que ya tienes, pero no sabías.

Lo primero que debes hacer es describir tu propio flujo de trabajo. Todos usamos uno, haya sido aprendido, copiado o inventado. Sea exitoso o no. ¿Cuál es el tuyo?

Conversa contigo mismo y preguntante

¿Qué hago cuando pienso en una tarea que debo hacer o una idea que se me ocurrió? (personal o profesional) ¿La registro?

¿Las quiero registrar? ¿Para qué las registro? ¿Cómo las registro/capturo?

¿Qué hago con esas ideas una vez que las registro? ¿Las tengo que desarrollar?

¿Debo agregar información? ¿Es importante que la haga/desarrolle?

¿Les hago seguimiento?¿Necesito darles seguimiento? ¿Cómo hago el seguimiento de esas tareas/ideas?

Tus respuestas te van a ayudar a ordenar tu propio flujo y te permitirá evaluar donde se puede mejorar algún proceso o identificar donde habrá posibles fallas.

Paso2: Escribir lo fome

Escribe los pasos que descubriste arriba, desde que pensaste hacer una tarea/idea, hasta que la terminaste

Ej. El mío funciona así

—> Capturar/Registrar

—> Evaluar/Asignar/

—> Desarrollar/Ejecutar

—> Revisar/Corregir

—> Implementar

—> Termino/Seguimiento —> Reabrir/Cerrar

Este paso te va a permitir descubrir donde puedes mejorar tu sistema o detectar posibles fallas para corregir. La idea es evaluarlo y determinar que esta bien y que puede mejorar.

Paso3: Herramientas

Determinar si existen herramientas que me permitan realizar el proceso antes descrito de una manera mucho mas sencilla que la que estoy usando.

Herramientas: Utensilio, real o digital, que sirve como extensión del cuerpo de quien lo usa, para permitir o facilitar una tarea mecánica que sin ella no se podría realizar, o sería muy difícil, por falta de fuerza, movilidad, dimensiones etc

Es recién acá cuando nos metemos de lleno en las aplicaciones y softwares que son recomendados para «aumentar la productividad» (te recomiendo leer este artículo para conocer algunas cosas que puedes hacer para ser más productivo).

Entonces, para poder cumplir con algunas de las tareas que normalmente tenemos, necesitamos ejecutar ciertas acciones. Por ejemplo, el capturar ideas para crear contenido web, o agregar una tarea al calendario para no olvidar que tengo que hacer algo y realizar seguimiento a esas tareas. Entonces me tengo que preguntar: ¿Hay alguna herramienta que me permita facilitar algún proceso de mi sistema para realizar tareas?

Por ejemplo, hay personas cuyo sistema de organización solo requiere un checklist para definir si una tarea está hecha o no, otras necesitan solamente un repositorio documental, otros que solo necesitan un recordatorio y otras solamente quieren hacer seguimiento. Por lo tanto, las herramientas que puedes usar son variadas y no todas se ajustarán al sistema de organización que tienes. Siempre ten presente que la herramienta en si no va a hacerte más productivo. Eso sería como tener un taladro y esperar a que ese taladro construya una casa por si solo.

Retomando, ¿Cómo sé qué herramienta necesito?

Haz una lista de las características que debiera tener tu herramienta ideal: (ej:)

Editor de Texto
Hojas de Calculo
Gestión de Bases de Datos
Calendarios y Recordatorios
Repositorio Documental
Repositorio de Ideas y notas al azar
Gestión de Proyectos
Gestión de Equipos
App Android o IOS
Widgets
Visualmente atractivo
Fácil de usar

Y una vez realizada esa lista, debes ponerte a investigar qué herramienta tiene lo que busco, o si en realidad necesito varias herramientas que en su uso se complementen.

¿Fácil, no? Lamentablemente para lo anterior necesitas tiempo y algo de conocimiento en tecnología. Por eso existimos los que nos dedicamos a los sistemas de organización como parte de nuestros negocios y a revisar herramientas para evaluar cuál es la que más se ajusta a la necesidad de nuestros clientes.

De todas maneras, es mucho mas fácil ahora buscar aplicaciones en los buscadores convencionales. Sólo ingresa el termino que necesitas, y voilá!

Paso4: Planificación:

Es el momento de definir las fechas de ejecución o de término de las ideas/tareas que has capturado. En este paso se le asigna, de ser necesario, más información, como datos de las fuentes que estoy usando en el caso de un articulo, o de si está asociado a algún proyecto (Proyecto: conjunto de tareas a realizar para cumplir un objetivo) o a algún cliente, o de si tengo alguna tarea previa relacionada con la que estoy evaluando.

Lo ideal es planificar una tarea importante al día, y no tener prioridades repetidas. Es decir, no puedo tener dos tareas con prioridad 1. Si no que debería tener una tarea que es la que se debe realizar primero, luego la segunda, etc. Te invito a leer sobre esto acá

Creo que es muy importante incluir en el sistema un procedimiento de Planificación, tanto diaria, como semanal, mensual, semestral, anual. De esa manera puedes ir haciendo ajustes PROACTIVOS y no REACTIVOS y evitar grandes complicaciones. Yo uso planificación semanal. todos los viernes en la tarde reviso como estuvo la semana, y dejo establecidas las prioridades de la semana que viene. Y el domingo en la tardecita, vuelvo a revisar lo que establecí el viernes anterior, y modifico si es que se necesita. Además también lo que hago es revisar lo que tendré que hacer la semana subsiguiente, lo que me permite además tener una visión mucho más clara de lo que viene.

Nuevamente PROACCIÓN en vez de REACCIÓN

Resumiendo ¿Cómo sería entonces?

I: Apenas tengo una idea, necesito escribirla en alguna parte. Así que uso una herramienta que me permite hacer la captura, el registro, la asignación de prioridades, el manejo de la base de datos y el desarrollo completo de la idea y el seguimiento.

II: A esa idea/pensamiento/tarea le asigno un nivel de importancia, la clasifico en si es personal o laboral, y le agrego otras clasificaciones dependiendo el nivel de avance que haya alcanzado en mi mente antes de decidir capturarla. Si no está muy avanzada, solo le asigno importancia y categoría.

En lo personal uso Notion para capturar, registrar, desarrollar y seguir una tarea. Me permite acceder rápidamente a un «closet» donde vuelco todas las ideas que tengo. En ese «closet» tengo varias secciones o cajones, y que a a su vez están divididos en secciones un poco mas pequeñas para poder organizarlo mejor.

III. En mi planificación semanal, determino si es que tengo que evaluar o desarrollar las nuevas ideas que han ido poblando la lista de ideas. Entonces, le asigno una fecha de ejecución o de término. Ya sea para mañana, o para 5 meses más.

IV: Todos los días, reviso mi lista de tareas, que ya está organizado por prioridades gracias a la planificación semanal anterior, y sólo tengo que ponerme a trabajar, ya que la herramienta que uso me da la flexibilidad de tener toda la información relacionada sobre ese tema, ahí mismo.

V. Al finalizar la semana, reviso los avances y defino nuevas fechas o nuevas tareas, tanto para la semana que viene como para la próxima. Proacción V/S Reacción

No es mi intención que copies estos pasos, sino que solo pretendo mostrarte cómo lo hago para que tu te puedas inspirar. Te invito a compartir tus comentarios y me encantaría saber si incorporaste o modificaste algo para hacer el tuyo.

Hablemos!