CPAS - Marketing y Planificación

Ser más productivo

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¿Qué puedo hacer para Ser más productivo y aumentar el rendimiento? Esa es la pregunta que todos nos estamos haciendo en este 2021. Ya estamos mucho más empoderados en lo que es el teletrabajo, las herramientas y los flujos de nuestros procesos y rutinas. Pero resulta que según nuestra propia percepción, no estamos siendo lo productivo que «creemos» debemos ser. Así que nos preguntamos mil veces en el día ¿Qué hacer para ser más productivo?

Contexto

Déjenme contarles el Contexto en el que estoy: 10:40am, está cubierto, llovió en la mañana temprano, hace frío, me estoy tomando un café con crema, que se está enfriando. Sobre mi escritorio esta lo básico, el computador, en donde aparte de escribir, escucho de fondo a un chico británico que transmite en vivo sobre temas que yo quisiera explorar, pero que no me da el tiempo, como aplicaciones de productividad, programación, etc.

También están el ventilador (que pronto guardaré, espero), la lámpara, mi billetera, un parlante. Tengo además unas vitaminas y suplementos que tomo «diariamente» (cuando me acuerdo y si es que los tengo cerca).

Pero, Apenas empecé a escribir este artículo, me di cuenta que no tenía una foto apropiada para la portada del artículo. Así que dejé de escribir y me paré a buscar la cámara. De más está decir, que por «deformación» profesional (y mas que todo por gusto), las fotografías que tomo no pueden ser al azar.

La primera foto que tomo, sea con el celular o la cámara, es solo para captar la idea general de la escena, pero después comienza el verdadero trabajo. Revisar que el fondo no sea horrendo y que al menos no moleste, la luz debe enfocar lo que se necesita resaltar o al menos que ayude con la textura, los elementos dentro de la escena deben estar al menos armónicos para que se entienda de que se trata el mensaje, y así me tomé al menos 25 minutos para lograr la foto de portada de este articulo.

Así que, ya habiendo sacado del camino lo de la foto, retomo la escritura, y de pasada, como me acordé que tengo los suplementos acá, los voy a tomar. Pero no me queda café. Así que voy y vuelvo.

Listo, ahora si. Me tomé las vitaminas, subí las fotos que tomé para la portada.. (esperen, me acaban de llamar por teléfono…. ya vengo…)

Volví. Ok… era una amiga que necesitaba ayuda en algo… así que mientras me llega un correo con información, sigo escribiendo.

Entonces, ya son las 11:10am y recién puedo realmente ponerme a escribir.

Hoy en día a muchos les pasa que se proponen ser productivos, lo planifican, y al momento de empezar, hay mil otras cosas que captan tu atención, te enfocas en cualquier otra cosa que es importante también, pero no más importante que la tarea que te propusiste iniciar. A pesar de haber planificado, sigues sin saber qué hacer para ser más productivo.

A mi me pasa todo el tiempo. Hoy acabo de narrar un día normal. Las interrupciones… (oh… llegó el correo que me iba a mandar mi amiga. (11:19am) Ya vengo

Listo, solucionado lo de mi amiga. (11:27am) así que retomo con la escritura.

Las interrupciones son cualquier estímulo que nuestro cerebro capta y atiende y que no tiene nada que ver con la ejecución de la tarea que estoy realizando. Y siempre va a haber interrupciones.

Comprobadamente nuestro cerebro va a optar por cualquier actividad que requiera el menor esfuerzo posible, es decir, tomará AUTOMÁTICAMENTE «el camino de la menor resistencia«. Estamos entrenados a tomar las decisiones más seguras y que requieran el menor «gasto energético». En otras palabras, cualquier actividad que requiera poner atención, o que sea difícil de lograr y nos cueste en algún grado, NO SERÁ prioridad para nuestro cerebro.

A no ser que LA HAGAMOS nuestra prioridad a la fuerza.

La única manera que nuestro cerebro deje de sabotearnos, es entrenándolo a no tomar el camino de la menor resistencia.

Así que, si nuestro cerebro se convierte en nuestro propio enemigo a la hora de poder producir, ¿Qué hacer para ser más productivo?

Manos a la obra: Técnicas para ser más productivo y aumentar el rendimiento

No hay una receta que aplique a todos los seres humanos que quieren ser más productivos, principalmente porque cada cerebro funciona diferente.

Hay algunos cerebros que al verse desafiados se enfocan directamente en la tarea y no «ven» nada más. Otros, funcionan perfecto en bloques cortos de tiempo, en donde el cerebro «mental» trabaja y trabaja y trabaja por unos 40 minutos, y descansa 10min. Otros prefieren dejar que el día siga su curso, y cuando encuentran el tiempo, trabajan haciendo «lo que fluya» hacer.

Lo único que necesitas para ser más productivo es empezar a realizar una tarea. Sin pensar demasiado el ¿Cómo será?, ¿Qué pasará si fallo?, ¿Qué pasará si tengo éxito?, ¿Qué dirá la gente?, ¿Lo estaré haciendo bien? etc. Todas esas preguntas, son tu cerebro buscando la excusa para no hacer nada.

Te presento mis técnicas que mejor me han funcionado dentro de todas las cosas que puedo hacer para ser mas productivo:

Técnica para ser más productivo N°1: Desglosar Tarea Principal en Subtareas

Divide tus tareas en sub-tareas que sean más sencillas de atender.

Ej.

Tarea Principal: Remodelar la Cocina

Tareas secundarias:

  • Comprar Pintura
  • Sacar los muebles viejos
  • Conseguir cajas para embalar platos y otros
  • Llamar a «Cachureos 123»
  • Conseguir Camión para sacar escombros
  • Averiguar sobre desecho de escombros
  • Contratar maestro
  • Revisar Planos
  • etc.

Y a cada tarea le puedes asignar una fecha APROXIMADA de EJECUCIÓN y de TERMINO.

Si bien lo anterior es sólo una manera de empezar a entrenar a tu cerebro a no «amurrarse» al iniciar una tarea, es completamente necesario que uno encuentre su propio flujo de trabajo. Es decir, tu propio sistema. Sistema: Conjunto de Pasos a seguir para hacer cosas

Te invito a leer sobre cómo hacerlo en el siguiente artículo: ¿Cómo encontrar mi propio sistema de trabajo?

Técnica para ser más productivo y aumentar el rendimiento N°2: SobreExigencia (Over Reaching)

Este termino viene del deporte de alto rendimiento, en donde los deportistas sobrexigen a su cuerpo a realizar un ejercicio/actividad con el fin de obtener resultados más rápidos.

Puedes partir con tareas simples pero desafiantes. Ej: Aprender una nueva habilidad (tejer, dibujar, programar, etc) Y que tengan un tiempo de ejecución mediano a corto. De esa manera, tu cerebro empezará a asociar «Tarea Nueva y Difícil» con una «Ejecución Sencilla y Corta».

Esto quiere decir que deberíamos poner a nuestro cerebro a trabajar más seguido en cosas que nos resultan difíciles o tareas que son más complejas de completar.

Técnica para ser más productivo N°3: Descanso Activo (Actively Rest)

Otra técnica para ser más productivo que me gusta mucho, y que la aplico cada vez que a mi mente le da por «salir a pasear», es lo que en actividad física se denomina como Descanso Activo y significa dejar de hacer una actividad «estresante» para tu cerebro, y cambiarla por alguna que sea relacionada pero que es al menos 1/3 de desafiante que la tarea que «no quieres» hacer.

Eso me permite desconectar un poco la asociación de «esfuerzo» que mi cerebro ya hizo con esa tarea, pero que aún mantiene la relación con lo que debo realmente hacer.

Ej.

Tarea Desafiante que no quiero hacer: Completar Libro Contable para Declaración de Impuestos

La que haré para «descansar» sin bajar demasiado la intensidad: Investigar sobre Libro contable

¿Cómo voy a enfrentar esta tarea? Mi cerebro solo quiere dispararse. Sin embargo, voy a dividir esa gran tarea, en algunas subtareas que son más fáciles de conseguir. Recordar es mejor hacer pasito a pasito y ni cuenta te darás cuando hayas completado la tarea.

Entonces, las subtareas que necesito completar son:

  • Armar la tabla, sus columnas, con colores, con tipografía linda
  • Averiguaré que elementos tiene que tener de manera obligatoria
  • Descargaré los archivos que me ofrece el SII para realizar el trámite,
  • Investigaré que procesos debo seguir.
  • Completar Excel
  • Hacer Declaración

Por lo tanto, lo común que a mi me funciona muy bien, es hago una mezcla de Descanso Activo con División de las Tareas.

Técnica para ser más productivo N°4: Definir solo 1 tarea REALMENTE importante al día.

Cada semana tiene 5 días. Por lo tanto en total son 5 tareas importantes a terminar en una semana. Y si eso lo puedes llevar a 2 tareas importantes al día, estarías logrando cumplir con 10 tareas importantes a la semana.

Yo ya he identificado que mi cerebro no funciona bien con un «calendario» específico, en donde tengo bloques de tiempo destinados a realizar ciertas tareas. Las interrupciones son parte de mi existencia y por lo tanto he decidido darles el espacio para que se manifiesten y las he incorporado dentro de mi propio flujo y así poder decidir si es algo a lo que realmente debo ponerle atención.

Este tipo de técnica requiere que al menos una vez a la semana, dediques unos 40 minutos a planificar tu semana, según tus prioridades o las de tus clientes, determinar que son las cosas importantes a desarrollar y que consecuencias debieran esas acciones (si necesitan seguimiento o más trabajo).

Si bien mi lista de tareas semanales contiene 5 Tareas Importantes, también incluye algunas tareas rápidas como pagar las cuentas, algunos recordatorios para reuniones por ejemplo, una o dos tareas de tipo trámite y al menos una tarea Recurrente. Entonces la semana y el trabajo se equilibra naturalmente.

Otras Técnicas

Existen otras técnicas para Ser más productivo y aumentar el rendimiento que funcionan perfecto para algunas personas, son la Técnica Pomodoro y la de Bloques de Tiempo.

Estas consisten en asignar un periodo de tiempo exclusivo a desarrollar una tarea, con intervalos de descanso o algún sistema de «premio» por realizar una tarea de manera exitosa. A mi eso no me funciona porque se que las interrupciones suceden y no hay nada que pueda hacer para mantener la constancia por 40 o 60 minutos de corrido.

El uso de estas técnicas me ha permitido cumplir con una de las 5 tareas importantes que tengo para realizar esta semana, y es escribir este artículo, investigarlo, escribirlo, revisarlo, editarlo, publicarlo y promocionarlo. Sólo quedan 4 para terminar la semana!

Espero que te haya podido inspirar para encontrar tus propias técnicas. Solo debes intentarlo y seguir haciéndolo hasta que tu cerebro deje de tomar el camino de la menor resistencia y ser más productivo.

About Post Author

Pauly Sánchez

Relacionadora Pública y estratega con más de 15 años de experiencia, a cargo de la relación comercial y optimización de procesos en empresas de distintos tamaños. Posee fuertes conocimientos en Modelos de Negocios, Estrategias Comerciales y Experiencia del Consumidor, con foco en la Rentabilización y Mejora Continua. En la actualidad, lidera exitosamente equipos multidisciplinarios de trabajo, nacionales e internacionales para proyectos públicos y privados, creando Marca, estableciendo Presencia y acompañando a las empresas en la Transformación Digital.
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