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Hay que aprender a usar herramientas simples para ser más productivo. Uno no nace sabiendo. Así que te dejo dos ideas que alguna vez alguien me enseñó a mí.
El Problema.
Todos tenemos un correo al que siempre recurrimos para usar de base para otros. Tiene todo lo que necesitas para responder los correos habituales, enviar actualización de precios o de stock, informes de venta, orden de trabajo, envío de documentos, solicitud de reembolso, etc. Y quita bastante tiempo corregir el correo base. Hay que asegurarse de que toda la información calce, que no quede nada del original, borrar los párrafos que no correspondan y toda huella de que es un correo reciclado. Y a veces, son 3 o 4 correos en donde tenemos que bucear por la información. Y eso pasa 3 o 4 veces por día.
Mientras revisamos el correo resultante por novena vez, la misma pregunta aparece en nuestra frustrada y agotada mente: Y si existiera una manera en que el correo se escribiera solo? Y que además se haga «autoseguimiento»?
Bueno, comienza a reír, porque sí existe una manera.
Herramientas Simples Para Ser Más Productivo
Pie de Firma Personalizado
La primera de mis herramientas simples para ser más productivo es hacer Plantillas para correos recurrentes y respuestas automáticas usando los Pie de Firma de Outlook.
USO: Correos recurrentes con información tipo, respuestas automáticas.
Esto toma algo de tiempo si queremos hacerlo bien y a conciencia, pero vale cada segundo invertido. Pon atención y aprovecha el momento para hacer revisiones rápidas y corregir gramática, semántica a lo que vayas a escribir.
Cómo hacerlo.
- Paso 1: Abre un mensaje nuevo y, si tienes pie de firma, COPIA TU PIE DE FIRMA ACTUAL (si no lo haces ahora, vas a tener que hacer un paso adicional más adelante y la idea es hacerlo simple, o no?)
- Paso 2: De verdad. Asegúrate de realizar el Paso 1. En serio.
- Paso 3: En la Pestaña MENSAJE, selecciona Firmas y «Firmas…» para crear una firma nueva. Aquí Microsoft te enseña cómo.
- Paso 4: Asegúrate que donde se indica las Firmas Predeterminadas, esté seleccionado NINGUNO
- Paso 5: Presiona Enter 5 veces, o las necesarias para dejar un espacio antes de empezar a escribir y pega la firma que copiaste. Vuelve arriba para seguir escribiendo.
- Paso 6: Escribe o pega el texto que necesites. En lo personal primero hago el borrador en Word, porque es mas simple que usar el editor de firmas. Usa tu correo base para armar una plantilla con la información tipo, dejando en blanco y destacado en amarrillo, por ejemplo, los campos que se deben modificar cada vez.
- Paso 7: Copia y pega en el cuerpo del pie de firma, por sobre la firma habitual que ya habías pegado. Guardar con un nombre que indique de que se trata. Si no hiciste el paso 2, cancela todo, y parte de nuevo. Es mas sencillo.
Para acceder a estas respuestas automáticas, cada vez que redactes un mensaje nuevo o respondes o reenvías un correo, en la cinta de opciones seleccionas FIRMAS y elijes la firma que necesitas de la lista desplegable. Corrige detalles mínimos, y envía.
En Gmail.
GMAIL también incorporó hace poco los Pie de Firma «Seleccionables» y la verdad que está muy simple de usar. Funciona bastante similar, con las restricciones que puede tener un cliente de correo web. Pero por supuesto, Gmail no es cualquier cliente de correo, y soporta enlaces, imágenes y otros. Este es el enlace oficial de como hacer las firmas en Google.
AUTOSEGUIMIENTO: Programar Un Correo.
La segunda de mis herramientas simples para ser más productivo tiene que ver con el AUTOSEGUIMIENTO de un correo.
Nunca me acostumbré a las banderitas, los colores de etiquetas, estrellas, recordatorios y otras funciones que tienen algunos clientes de correo. Y hay correos que necesitan seguimiento no tan próximo en el tiempo, como por ejemplo recordar a algún cliente que se acerca la época de navidad y tal vez quiera empezar a revisar su compra, o revisar las estrategias, etc. Y acá va la segunda de mis herramientas simples para ser más productivo.
USO: Planificación, Recordatorio para equipo y Recordatorio Personal.
Cada vez que mando un correo haciendo una solicitud dentro de la empresa, programo inmediatamente un correo solicitando una actualización o preguntando si hay novedades. Este correo se queda en la bandeja de salida para ser enviado en unas horas o días más, dependiendo de la urgencia obviamente. Así el correo original se hace «Autoseguimiento».
Si no recibes respuesta de tu requerimiento en un tiempo prudente, «automáticamente» se le envía un recordatorio al equipo de trabajo. Debes tener el programa abierto a la hora en que programaste su envío, de lo contrario se enviará la próxima vez que se abra el programa.
Cómo hacerlo.
- Paso 1: Abre mensaje nuevo, o presiona responder o reenviar.
- Paso 2: En la cinta de Opciones presiona OPCIONES y RETRASAR ENTREGA
- Paso 3: Seleccionar hora y fecha en que quieres que se envíe.
- Paso 4: Presionar ENVIAR.
La programación del correo la puedes usar para todo: newsletters, el reporte que terminaste antes, la postulación al concurso que abre un día a una hora especifica, para solicitar feedback de un cliente 15 días después de recibida su orden, etc. Sólo no olvides modificar/cancelar/borrar el mensaje si te responden antes de lo previsto.
En Gmail.
Gmail también ha incorporado estado del envío de correos, y es mucho mas simple de usar que la de Outlook. Pero cumple la misma función. Aquí el enlace de cómo programar un envío.
Existen muchas herramientas que con creatividad pueden ser usadas de maneras no tradicionales y que te pueden ayudar a ser mas productivo. Y lo más importante, es que te harán mejorar la relación con el cliente
Cuáles son las tuyas? Comenta!
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